編碼設計是ERP系統實施、應用中一個非常重要的步驟，設計唯一的、可識別的、實用的，並具有可擴充性和穩定性的代碼是ERP成功實施和應用關鍵要素之一。本文將對代碼的編制給出一些規則和要求，並且通過實例來進行說明。
一、概述
隨著資訊科學和技術的發展，當今社會已經進入一個資訊化的時代，企業面臨著日益激烈的市場競爭，為了提高自身的競爭能力，企業必須進行資訊化建設。對於製造業來說，引入ERP（企業資源計畫）已成為大勢所趨。
在企業ERP實施、應用過程中，代碼的編制是一項最基礎也是最重要的工作之一。企業要編制的代碼有很多，如：產品代碼、半成品代碼、原材料代碼、客戶代碼、部門代碼、職工代碼、會計科目代碼等等，它們貫穿于企業的計畫、供應、生產、銷售、財務、品質、統計等各個環節，並且其種類繁多分類複雜。企業的資訊編碼要從系統的整體出發，根據各分系統的功能，以企業產品設計、生產、經營管理、品質管制、銷售等活動的全部資訊為物件，對所涉及的主要資訊進行予以定義、命名，確定內容、範圍、表示方法等，從而實現資訊的分類統一編碼，在一定範圍內建立管理上共同認可的統一的語言、統一的標識。
對資訊進行分類統一編碼，可以最大限度地消除對資訊命名、描述、分類和編碼的不一致造成的混亂、誤解等現象，可以減少資訊的重複採集、加工、存儲等操作，使事物的名稱和代碼的含義統一化、正常化，並確立代碼和資訊之間的一一對應關係，做到一物一碼，以保證資訊的可靠性，為資訊集成與資源分享提供良好的基礎，而且為建立公共資料庫創造有利條件。
二、基本的編碼規則:
2.1儘量採用國家標準和行業標準進行資訊分類統一編碼，對沒有國標或行標的，可根據企業標準進行資訊編碼，但必須與相關的國標和行標相容。
2.2 以服從全域、注意實用、在考慮發展擴充的前提下儘量壓縮編碼位數，以減少差錯率，減少電腦處理時間和存儲空間。
2.3 根據企業的實際情況，對系統的編碼進行分類整理，以企業產品設計、生產製造、經營管理、品質管制等企業內的全部相關資訊為分類編碼物件，根據相互依存、相互制約、相互補充的內在聯繫，建立資訊分類編碼體系結構；
2.4 在資訊分類的基礎上，依據資訊的不同特徵，設計能直觀反映特徵的分段層次型資訊編碼，使各碼段與資訊特徵之間形成內在的邏輯對應；
2.5 含義性原則：即代碼應儘量有最大可能限度的含義，較多含義的代碼可以反映編碼物件更多的屬性和特徵。
2.6穩定性原則：即代碼不宜頻繁變動，編碼時要考慮其變化的可能性，盡可能保持代碼系統的相對穩定。
2.7 識別性原則：即代碼應盡可能反映編碼物件的特點，以助于記憶並便於人們瞭解和使用。
2.8可操作性原則：即代碼應盡可能減少電腦處理的時間。
2.9適應性原則即代碼設計應便於修改，以適應編碼物件特徵或屬性以及其相互關係可能出現的變化。
三、編碼組織結構
3.1編碼總體組
該組由編碼專家、電腦專家、主要應用（單位）人員組成，隸屬于執行資訊系統建設主管機構，具體負責：編碼體系表的建立，編碼方案制定，各編碼組的建立，編碼技術指導，代碼草案評議審查、報批，編碼維護方案制定及組織實施等。
3.2 編碼專案組
編碼專案組在編碼總體組指導下工作，具體負責：代碼的編制，有關文檔的編寫等。編碼專案組可成立多個，每個編碼組負責一個代碼表的編寫。考慮到資訊編碼是一個長期的大量的工作，編碼專案組在組織上宜採用專職和兼職人員相結合，以兼職為主；標準化專業人員和應用人員相結合，以標準化專業人員為主的方式組成。每一個編碼組由２～４人組成，兼職人員由各有關部門推薦，這樣可以在單位中形成一個編碼工作網路，做到既可以集中控制又可以集思廣益。
四、編制方法
建議由類別碼、順序碼和資料碼三部分組成各類資訊編碼。
類別碼按照事物的功能或特徵來分類描述一類事物，其本身可再分段表示成大類、中類、小類別；順序碼是標識一個具體物件的編碼，根據該類物件可出現的數目決定順序碼長；資料碼是將事物特徵具體描述出來的專案碼。根據編碼物件的特徵或屬性不同，可佔用不同的碼位，不作統一的規定（但要注意不同碼長在存儲管理中會帶來一些附加問題）。
由類別碼和順序碼組成的複合碼作為一級碼（即專案碼），代表某一獨立事物的「主鍵字」。作為識別該專案的總標識，凡描述該專案的各種資訊、資料、代碼，均通過該鍵字存儲、檢索、維護、調用。通過該鍵字可分別建立不同的資料項目，如對零、部件類，可建立工藝特徵、形狀特徵、品質特徵、檔特徵、名稱特徵、圖號特徵等不同的資料項目，統稱為二級碼，分別描述編碼物件的各種屬性特徵，從而體現了編碼系統的層次結構和麵向特徵的描述方法。
由一級碼和二級碼組成的代碼描述了具體物件的一項資訊，一級碼與二級碼中不同資料項目的組合將描述具體物件的不同資訊，一級碼與工藝特徵碼結合可描述零、部件的一般工藝資訊，一級碼與品質特徵碼結合可描述零、部件的品質資訊。根據不同的要求，可建立不同的資料項目，以最大限度的滿足系統的需要。
五、資訊編碼的工作步驟
ERP系統實施前期工作重點之一就是資訊編碼標準化工作，其貫穿于ERP系統的設計、實施、應用的整個生命週期。資訊編碼標準化工作具有花費人力多、涉及面廣、資訊量大、時間週期長、工作難度大的特殊性，要搞好這項工作，應切實做好以下幾個步驟工作。
5.1 加強宣傳，搞好培訓
由於資訊編碼標準化是一個十分繁雜的基礎工作，涉及企業各級管理人員，所以在開展工作前一定要結合本單位的實際情況，結合執行資訊系統建設，採用各種方式進行宣傳教育，讓各級領導和管理人員確實瞭解資訊編碼標準化對提高基礎管理水準的重要性，瞭解資訊編碼標準化對執行資訊系統建設的必要性，提高他們支援和參與這項工作的自覺性，並對相關的編碼人員進行培訓。
5.2 制訂工作計畫，明確工作目的
應組織有關專家對單位內外的資訊編碼標準化情況進行詳細的調查研究，調查的重點是國家有關單位對資訊編碼標準化有哪些規定？本單位需要編制哪些編碼？本單位已有哪些編碼？其使用方式如何？有哪些外部編碼可以借鑒？哪些已有國標行標？有哪些編碼方法可以指導本單位的編碼工作等。在上述調研的基礎上，確定本單位資訊編碼標準化的工作範圍，建立本單位的編碼體系表，從該體系表應能清晰地看出本單位資訊分類的全貌及各類資訊間的內在聯繫，能直觀地瞭解資訊編碼的現狀和發展趨勢。根據體系表要求，制定出詳細編碼工作計畫，建立相應專案組，並在總體計畫指導下，提出對各專案組的具體計畫要求。
5.3 收集資料，編制方案，總體評審，編制相應代碼
資料收集應以本單位ERP系統設計資料和需求調查資料為基礎，以利於編碼方案與系統設計目的一致。代碼設計時，必須採用系統工程的觀點，樹立全域和整體觀念，以系統整體最優為目標，要考慮與其它資訊的內在聯繫，作到相關代碼相容，提高代碼的適應性，減輕資料獲取及填報工作量，減少資料冗余。
5.4 組織評審，批准下發執行
代碼編制完成後，一定要形成規范的文檔資料，由總體組組織有關專家和應用人員進行嚴格的審查評議，必要時還要經過小範圍試用，最後形成一個切合實際便於應用的代碼表，由有關職能部門作為企業標準正式下文執行，一旦下文認定後，相關的應用應嚴格照此執行。
5.5 代碼維護管理
代碼維護管理是資訊編碼的重要環節。標準制定、貫徹實施、維護管理構成了標準化活動的三個不可分割的組成部分。維護管理目的是促進標準化正確實施，適應實際業務管理變化需要。維護管理主要任務是：收集使用者對編碼體系的要求和意見，判別這些意見和要求的合理性，確定是否修改有關代碼，制定代碼修改方案、修改代碼、報主管部門批准後具體解決新舊代碼的交替轉換，承擔資訊編碼使用諮詢，負責人員培訓等。維護管理是一項十分重要的工作，由於編碼牽一發動千鈞，所以對代碼的修改維護應十分慎重，要由企業權威機構全權負責，要制定詳盡的維護工作計畫，並切實解決好新舊代碼的應用交替。
六、編碼過程中應注意的一些問題
6.1 編碼有全域編碼和局部編碼之分；對於全域編碼要制訂統一的編碼規則，因為全域編碼是ERP各個分系統所公用的資料，例如：物料編碼、人員編碼、產品編碼等。對於局部編碼，各個部門根據編碼原則和系統要求進行編碼，例如：財務科目編碼。
6.2 編碼過程中，要盡可能的縮減編碼位數，因為系統對編碼的長度是有一定要求的，例如： 我們廠使用的ERP系統，要求編碼長度不能超過25位，但是在實際應用過程中，對於一些特殊產品的物料編碼超過了25位，形成的產品BOM（物料清單）不正確，隨之形成的物料需求計畫也是錯誤的。
6.3 編碼時對於不同的生產階段、不同的物料要求做到一物一碼，這樣才能形成正確的產品BOM；例如：我們廠在實施ERP以前，物料編碼存在二義性，對於形成產品的零件和形成零件的毛坯使用同一編碼，即父子項使用同一編碼，不能形成正確的BOM，做出的生產計畫也不正確。
6.4 編碼時盡可能不要使用漢字和區位碼，因為使用了漢字和區位碼對於庫房和車間以及其它使用編碼的部門帶來資料輸入的不方便，影響資料的錄入速度。
6.5 代碼的編制應由相關的業務人員去編制，這樣編出的代碼具有一定的代表意義。
七、結束語
當今社會在不斷變化，企業為了更好的適應市場、佔領市場，必須進行資訊化建設，將有更多的企業實施ERP，我希望本文所提到的一些有關編碼方面的經驗能夠為它們提供説明。
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